VEDTÆGTER

Foreningens vedtægter

§ 1. Foreningens navn og hjemsted

      Foreningens navn er Foreningen Helgas Venner. Hjemsted er de studentersociale lokaler           tilknyttet Saxo-instituttet Københavns Universitet, Søndre Campus 2300 København S.

§ 2. Foreningens formål og vision

       Stk. 1: Formål

                  Foreningen står for den daglige drift af studentercafeen i lokale 12.3.68 på Saxo-                         instituttet. Foreningens formål er at tilbyde/udvikle socialt samvær for alle                                   interesserede tilknyttet Saxo-instituttet, Københavns Universitet.

       Stk. 2: Vision

                  Foreningen har en vision om at udbygge og styrke det sociale samarbejde på                               Saxo-instituttet, fagene og de studerende imellem.

 

§ 3. Medlemskab og kontingent

       Stk. 1: Medlemskab

                  Foreningen optager automatisk alle der pr. dags dato (1. november 2012) er                                 indskrevet på Saxo-instituttet som værende fuldgyldigt medlemmer af                                           foreningen. Endvidere optages alle medlemmer af den nedlagte forening,                                     Foreningen for Finderup Lades Venner. Ydermere optages alle der pr. 1. juli 2015                         er indskrevet på Saxo-instituttet som værende fuldgyldigt medlemmer af                                     foreningen.

                  Alle der efter dags dato ønsker medlemskab til foreningen, og dermed ret til at                           stille op til bestyrelsen samt stemmeret på generalforsamlingen, kan opnå dette,                         såfremt de er indskrevet på Saxo-instituttet og betaler medlemskontingentet.

       Stk. 2: Kontingent

                  Alle der fra dags dato ønsker medlemskab af foreningen, skal betale et                                         indmeldingskontingent på 20 kr., hvilket giver permanent medlemskab af                                     foreningen.

                  Som medlem af foreningen kan optages alle som læser eller har læst på Saxo-                           instituttet.

§ 4. Økonomi

       Stk. 1. Regnskab og revision

                  Regnskabsåret er opdelt i to perioder: 1. august - 31. januar og 1. februar – 31.                             juli.

                  Det reviderede regnskab med det kommende halvårs budget, skal kunne

                  rekvireres af alle medlemmer senest 7 dage før generalforsamlingens                                          afholdelse. Dette sker ved henvendelse hos den økonomiansvarlige.

       Stk. 2: Bankkonto

                  Foreningens midler opbevares på foreningens bankkonto. Formanden og den                               økonomiansvarlige er de eneste, der har fuldmagt, og dermed hævekort/dankort                         til foreningens bankkonto. Den økonomiansvarlige skal have oprettet en netbank                         til foreningens bankkonto for at lette forretningsgangen.

       Stk. 3: Revisoren

                  Revisoren vælges på generalforsamlingen i efterårssemestret, og er valgt for 1 år                       ad gangen, og har ansvaret for at gå foreningens regnskaber igennem hver 3.                             måned. Revisoren har til enhver tid ret til at efterse regnskaber og beholdninger.

                  Revisoren må ikke være bestyrelsesmedlem eller suppleant i Foreningen Helgas                         Venner.

      Stk. 4: Formand og økonomiansvarlig

                  Formanden for Helgas bestyrelse, samt den økonomiansvarlige, vil hver måned                           få udbetalt et honorar i kontanter, i form af 200kr, til fri afbenyttelse i Café Helga.

§ 5. Generalforsamling

       Stk.1: Afholdelse og indkaldelse

                  Generalforsamlingen, der er foreningens højeste myndighed, afholdes                                           umiddelbart efter hver semesterstart. Generalforsamlingen indkaldes med                                   mindst 21 dages varsel ved skriftlig meddelelse til medlemmer. Dagsorden                                 udsendes til medlemmer 7 dage inden afholdelse af generalforsamling. Forslag,                         der ønskes behandlet på mødet, skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage                           før generalforsamlingen.

        Stk. 2: Dagsorden

                  Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde følgende punkter:

                          1: Valg af dirigent

                          2: Formandens/bestyrelsens beretning.

                          3: Regnskab for den forløbne regnskabsperiode til godkendelse (v.                                                     økonomiansvarlig eller revisor).

                          4: Budget til orientering (Træder først i kraft v. generalforsamling efterår 2014)

                          5: Behandling af indkomne forslag.

                          6: Valg af formand.

                          7: Valg af økonomiansvarlig.

                          8: Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.

                          9: Valg af revisor.

                          10: Eventuelt.

       Stk. 3: Stemmeret og afstemning

                  Alle fremmødte medlemmer har stemmeret ved generalforsamlingen.                                           Medlemmerne træffer beslutning ved simpelt stemmeflertal, undtagen i de                                   tilfælde hvor der til afstemningen foreligger forslag til vedtægtsændringer, eller                         forslag til opløsning af foreningen. Afstemningen sker ved håndsoprækning, men                       såfremt dirigenten eller et medlem forlanger det, skal afstemningen ske                                       skriftligt.

       Stk. 3.a: Afstemning om vedtægtsændringer eller opløsning af foreningen

                  Forslag til vedtægtsændringer kan kun vedtages med 2/3 majoritet af de                                     fremmødte medlemmer. Vedtagelse af forslag til opløsning af foreningen kan ske                       med 2/3 stemmeflertal på to efter hinanden følgende generalforsamlinger – det                         være sig ordinære eller ekstraordinære generalforsamlinger.

       Stk. 4: Fordelingen af bestyrelsespladser                 

                  Hvert fag er tildelt én plads i bestyrelsen. Fagene græsk og latin tæller som et                             fag i denne sammenhæng. Derudover vælges seks bestyrelsesmedlemmer                                 uafhængigt af fag. Dvs. i alt elleve bestyrelsespladser udover formanden og den                         økonomiansvarlige.

       Stk. 4a. Valg af formand

                  Formanden bliver valgt i en særskilt afstemning, som afholdes i                                                     overensstemmelse med § 5., Stk. 3. af vedtægterne. Formandens plads i                                       bestyrelsen er udover de elleve valgte bestyrelsesmedlemmer. For at kunne blive                       valgt som formand, skal man have siddet i bestyrelsen i et semester, enten som                         bestyrelsesmedlem eller suppleant.

       Stk. 4b. Valg af den økonomiansvarlige

                  Den økonomiansvarlige bliver valgt i en særskilt afstemning, som afholdes i                                 overensstemmelse med § 5., Stk. 3. af vedtægterne. Den økonomiansvarliges                               plads i bestyrelsen er udover de elleve valgte bestyrelsesmedlemmer. For at                               kunne blive valgt som økonomiansvarlig, skal man have siddet i bestyrelsen i et                           semester, enten som bestyrelsesmedlem eller suppleant.

       Stk. 5: Valg af bestyrelsens medlemmer

                  Bestyrelsen vælges ved afstemning på generalforsamlingen. Valget foregår af to                         omgange: Først vælges de fem bestyrelsesmedlemmer tilknyttet de fem fag jf. §5,                       stk.4. Dernæst vælges de resterende seks bestyrelsesmedlemmer.

                  For at være valgbar, skal kandidaten være personligt til stede og tilkendegive at                           være villig til at modtage valg. Alle generalforsamlingens medlemmer kan                                   stemme på opstillede kandidater, uanset hvilket fag kandidaten repræsenterer.                           De kandidater som får flest stemmer indenfor hvert fag (jf. første del af                                         valget) indtræder i bestyrelsen. Bestyrelsesmedlemmer vælges for et halvt år ad                         gangen. Genvalg kan ske.

       Stk. 6: Tomme pladser i bestyrelsen

                  Hvis et fag ikke er i stand til at udfylde sin plads i bestyrelsen frafalder pladsen.                           Fagene har kun det antal stemmer til bestyrelsesmøderne, som der er                                           medlemmer af bestyrelsen. Bliver en bestyrelsesplads ikke fyldt ud til                                           generalforsamlingen, skal der dog være løbende mulighed for at vælge et                                     fuldgyldigt bestyrelsesmedlem blandt  deltagerne i foreningens aktiviteter,                                   såfremt vedkommende repræsenterer det fag, der har en ledig plads i                                           bestyrelsen. Dette skal ske på et møde hvortil der er givet 7 dages offentlig                                   skriftlig varsel over internettet, samt fysisk i caféen.

       Stk. 7: Valg af suppleanter

                  Der vælges for hvert fag én suppleant, hvilket giver fem suppleanter i alt.

                  Ønsker en suppleant sidenhen at forlade bestyrelsen helt, kan dette først ske, når                       den pågældende suppleant har fundet en permanent afløser fra sit eget fag.

       Stk. 8: Ekstraordinær generalforsamling

                  Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når et flertal af bestyrelsen eller                                 mindst 50 af medlemmerne skriftligt forlanger det. Anmodning om ekstraordinær                       generalforsamling skal ledsages af en udførlig dagsorden. Indkaldelse til                                     ekstraordinær generalforsamling skal ske senest 14 dage efter at kravet er                                 fremkommet, og indkaldes med samme varsel som den ordinære                                                   generalforsamling. Vedtægter kan, som ved ordinær generalforsamling, ændres                         ved den ekstraordinære generalforsamling, såfremt forslag til ændringer sendes                         til bestyrelsen minimum 7 dage inden den ekstraordinære generalforsamling.

§ 6. Bestyrelsens arbejde

       Stk. 1. Formand og økonomiansvarlig

                  Bestyrelsen konstituerer sig selv på sit første møde, der skal afholdes                                           umiddelbart efter den ordinære generalforsamling.

                  Formanden og den økonomiansvarlige binder sig til at sidde i bestyrelsen som                             minimum suppleanter i et ekstra semester efter deres fratrædelse fra deres                               respektive poster. Disse suppleantpladser er udover de fem, der vælges på                                   generalforsamlingen. Formanden og den økonomiansvarlige tegner desuden                               foreningen.

       Stk. 2: Bestyrelsens daglige arbejde

                  Bestyrelsen er ansvarlig overfor generalforsamlingen. Bestyrelsen står for                                   foreningens daglige drift. Bestyrelsen er ansvarlig for, at tilskud og anviste                                   lokaler anvendes i overensstemmelse med gældende                                                                       aftaler. Bestyrelsesmedlemmerne sørger selv for at udtænke og varetage                                     ansvarsposter, som skal kunne sørge for at foreningens formål opfyldes til                                   foreningens medlemmers tilfredsstillelse.

       Stk. 3: Bestyrelsesmøder

                  Bestyrelsesmøder afholdes så ofte formanden eller fire bestyrelsesmedlemmer                         finder det nødvendigt, og indkaldes med mindst syv dages varsel. Bestyrelsen er                         beslutningsdygtig, når minimum 50 % af bestyrelsens medlemmer (suppleanter,                         der træder i et bestyrelsesmedlems sted, tæller ikke med her) er til stede på et                           møde.

                  Beslutninger på bestyrelsesmøder træffes ved simpelt relativt stemmeflertal                              blandt bestyrelsesmedlemmerne (eller de suppleanter, der er trådt ind i stedet for                      udeblevne bestyrelsesmedlemmer)

                  I tilfælde af stemmelighed gives alle tilstedeværende suppleanter stemmeret.

       Stk. 3a: Vetoret

                  For at sikre fagenes interesser kan fagrepræsentanterne nedlægge vetoret mod 

                  enhver beslutning i bestyrelsen, hvis de finder, at beslutningen er i særlig høj grad 

                  mod deres fags interesser. Dette veto nedlægges med simpelt flertal blandt

                  fagrepræsentanterne. I tilfælde af at der blot er en fagrepræsentant bortfalder 

                  vetoretten. Anvendelsen af dette veto bør kun ske ved grundig argumentation og i 

                  særlige tilfælde

       Stk. 4: Suppleanter

                  Suppleanter har møderet til bestyrelsesmøder – ikke mødepligt.

                  Suppleanterne kan deltage i bestyrelsens daglige ledelse, men har ingen                                     selvstændig stemmeret.

                  Suppleanterne har en dobbeltrolle: Dels repræsenterer de deres fag, som                                     suppleant for fagets bestyrelsesmedlem. Derudover rangeres suppleanterne i et                         hierarki om at stemme til bestyrelsesmøder med afbud blandt de seks                                         bestyrelsesmedlemmer, der ikke repræsenterer et fag.

 

                  For at forklare denne formulering gives her to eksempler

                  Eks. 1: Histories bestyrelsesmedlem er som den eneste fraværende - I dette                                 tilfælde stemmer histories suppleant i stedet for uanset hierarkiet blandt                                     suppleanterne.

                  Eks. 2: Histories bestyrelsesmedlem og to af de seks ikke fagvalgte er                                           fraværende - I dette tilfælde stemmer histories suppleant for faget, mens de to                           højest rangerede i suppleanthierarkiet i stedet stemmer for de to fraværende                               medlemmer. Hvis histories suppleant er en af de to højest rangerende, går                                   stemmeretten videre til den tredje højeste rangerede af de fremmødte.

§ 7. Opløsning af foreningen

       I tilfælde af opløsning tilfalder foreningens formue/overskud fagrådene eller de                          studentersociale faciliteter tilhørende de fag, der dags dato (4. marts 2019) indgår i                   Saxo-instituttet.

       Således vedtaget på stiftende generalforsamling den 6. november 2012. Ændret på                    generalforsamling d. 25. februar 2013. Ændret på generalforsamling d. 9. september                  2013. Ændret på generalforsamling d. 20. februar 2014. Ændret på generalforsamling d.            16. februar 2015. Ændret på generalforsamlingen d. 15. september 2015. Ændret på                 generalforsamlingen 4. marts 2019. Ændret på generalforsamlingen 8. september 2020

       Underskrevet af alle bestyrelsesmedlemmer