top of page

 

VEDTÆGTER

Foreningens Vedtægter

§ 1. Foreningens Navn og Hjemsted

Foreningens navn er Foreningen Helgas Venner. Hjemsted er de studentersociale lokaler

tilknyttet Saxo-instituttet Københavns Universitet, Søndre Campus 2300 København S.

§ 2. Foreningens formål og vision

Stk. 1: Formål

Foreningen står for den daglige drift af studentercafeen i lokale 12.3.68 på Saxo-instituttet.

Foreningens formål er at tilbyde/udvikle socialt samvær for alle interesserede tilknyttet Saxo

instituttet, Københavns Universitet.

Stk. 2: Vision

Foreningen har en vision om at udbygge og styrke det sociale samarbejde på Saxo-instituttet,

fagene og de studerende imellem.

 

§ 3. Medlemskab og kontingent

Stk. 1: Medlemskab

Foreningen optager automatisk alle der pr. dags dato (1. november 2012) er indskrevet på

Saxo-instituttet som værende fuldgyldigt medlemmer af foreningen. Endvidere optages alle

medlemmer af den nedlagte forening, Foreningen for Finderup Lades Venner. Ydermere

optages alle der pr. 1. juli 2015 er indskrevet på Saxo-instituttet som værende fuldgyldigt

medlemmer af foreningen. Alle der efter dags dato ønsker medlemskab til foreningen, og

dermed ret til at stille op til bestyrelsen samt stemmeret på generalforsamlingen, kan opnå

dette, såfremt de betaler medlemskontingent samt læser på SAXO, har læst på SAXO eller har en særlig tilknytning til SAXO.

Stk. 2: Kontingent

Alle der fra dags dato ønsker medlemskab af foreningen, skal betale et indmeldingskontingent

på 20 kr., hvilket giver permanent medlemskab af foreningen.

§ 4. Økonomi

Stk. 1: Regnskab og Revision

Regnskabsåret er opdelt i to perioder: 1. august-31. januar og 1. februar-31. juli.

Det reviderede regnskab med det kommende halvårs budget, skal kunne rekvireres af alle

medlemmer senest 7 dage før generalforsamlingens afholdelse. Dette sker ved henvendelse

hos den økonomiansvarlige.

Stk. 2: Bankkonto

Foreningens midler opbevares på foreningens bankkonto. Formanden og den

økonomiansvarlige er de eneste, der har fuldmagt, og dermed hævekort/dankort til

foreningens bankkonto. Den økonomiansvarlige skal have oprettet en netbank til foreningens

bankkonto for at lette forretningsgangen.

 

Stk. 3: Revisoren

Revisoren vælges på generalforsamlingen i efterårssemestret, er valgt for 1 år ad gangen, og

har ansvaret for at gå foreningens regnskaber igennem hver 3. måned. Revisoren har til

enhver tid ret til at efterse regnskaber og beholdninger. Revisoren må ikke være

bestyrelsesmedlem eller suppleant i Foreningen Helgas Venner.

Stk. 4: Formand og Økonomiansvarlig

Formanden for Helgas bestyrelse, samt den økonomiansvarlige, vil hver måned få udbetalt et

honorar, i form af 200kr, til fri afbenyttelse i Café Helga.

 

§ 5. Generalforsamling

Stk. 1: Afholdelse og Indkaldelse

Generalforsamlingen, der er foreningens højeste myndighed, afholdes umiddelbart efter hver

semesterstart. Generalforsamlingen indkaldes med mindst 21 dages varsel ved skriftlig

meddelelse til medlemmer. Dagsorden udsendes til medlemmer 7 dage inden afholdelse af

generalforsamling. Forslag, der ønskes behandlet på mødet, skal være bestyrelsen i hænde

senest 14 dage før generalforsamlingen.

Stk. 2: Dagsorden

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde følgende punkter:

​1: Valg af dirigent

2: Formandens/bestyrelsens beretning.

3: Regnskab for den forløbne regnskabsperiode til godkendelse

4: Budget til orientering

5: Behandling af indkomne forslag.

6: Valg af formand.

7: Valg af økonomiansvarlig.

8: Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.

9: Valg af revisor.

10: Eventuelt.

Stk. 3: Stemmeret og Afstemning

Alle fremmødte medlemmer har stemmeret ved generalforsamlingen. Medlemmerne træffer

beslutning ved simpelt stemmeflertal, undtagen i de tilfælde hvor der til afstemningen

foreligger forslag til vedtægtsændringer, eller forslag til opløsning af foreningen.

Afstemningen sker ved håndsoprækning, men såfremt dirigenten eller et medlem forlanger

det, skal afstemningen ske skriftligt.

Stk. 3A: Afstemning om Vedtægtsændringer eller Opløsning af Foreningen

Forslag til vedtægtsændringer kan kun vedtages med 2/3 majoritet af de fremmødte

medlemmer. Vedtagelse af forslag til opløsning af foreningen kan ske med 2/3 stemmeflertal

på to efter hinanden følgende generalforsamlinger – det være sig ordinære eller

ekstraordinære generalforsamlinger.

Stk. 4: Fordelingen af Bestyrelsespladser

Hvert fag er tildelt én plads i bestyrelsen. Fagene græsk og latin tæller som et fag i denne

sammenhæng. Derudover vælges seks bestyrelsesmedlemmer uafhængigt af fag. Dvs. i alt

elleve bestyrelsespladser udover formanden og den økonomiansvarlige.

Stk. 4A: Valg af Formand

Formanden bliver valgt i en særskilt afstemning, som afholdes i overensstemmelse med § 5.,

Stk. 3. af vedtægterne. Formandens plads i bestyrelsen er udover de elleve valgte

bestyrelsesmedlemmer. For at kunne blive valgt som formand, skal man have siddet i

bestyrelsen i et semester, enten som bestyrelsesmedlem eller suppleant.

Stk. 4B: Valg af Den Økonomiansvarlige

Den økonomiansvarlige bliver valgt i en særskilt afstemning, som afholdes i

overensstemmelse med § 5., Stk. 3. af vedtægterne. Den økonomiansvarlige plads i

bestyrelsen er udover de elleve valgte bestyrelsesmedlemmer. For at kunne blive valgt som

økonomiansvarlig, skal man have siddet i bestyrelsen i et semester, enten som

bestyrelsesmedlem eller suppleant.

Stk. 5: Valg af Bestyrelsens Medlemmer

Bestyrelsen vælges ved afstemning på generalforsamlingen. Valget foregår af to omgange:

Først vælges de fem bestyrelsesmedlemmer tilknyttet de fem fag jf. §5, stk.4. Dernæst vælges

de resterende seks bestyrelsesmedlemmer.

For at være valgbar, skal kandidaten være personligt til stede og tilkendegive at være villig til

at modtage valg. Alle generalforsamlingens medlemmer kan stemme på opstillede kandidater,

uanset hvilket fag kandidaten repræsenterer. De kandidater som får flest stemmer indenfor

hvert fag (jf. første del af valget) indtræder i bestyrelsen. Bestyrelsesmedlemmer vælges for et

halvt år ad gangen. Genvalg kan ske.

Stk. 6: Tomme Pladser i Bestyrelsen

Hvis et fag ikke er i stand til at udfylde sin plads i bestyrelsen frafalder pladsen. Fagene har

kun det antal stemmer til bestyrelsesmøderne, som der er medlemmer af bestyrelsen. Bliver en bestyrelsesplads ikke fyldt ud til generalforsamlingen, skal der dog være løbende mulighed

for at vælge et fuldgyldigt bestyrelsesmedlem blandt deltagerne i foreningens aktiviteter,

såfremt vedkommende repræsenterer det fag, der har en ledig plads i bestyrelsen. Dette skal

ske på et møde hvortil der er givet offentlig skriftlig varsel 7 dage forinden.

Stk. 7: Valg af Suppleanter

Der vælges for hvert fag én suppleant, hvilket giver fem suppleanter i alt.

Ønsker en suppleant sidenhen at forlade bestyrelsen helt, kan dette først ske, når den

pågældende suppleant har fundet en permanent afløser fra sit eget fag.

Stk. 8: Ekstraordinær Generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når et flertal af bestyrelsen eller mindst 50 af

medlemmerne skriftligt forlanger det. Anmodning om ekstraordinær generalforsamling skal

ledsages af en udførlig dagsorden. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske

senest 14 dage efter at kravet er fremkommet, og indkaldes med samme varsel som den

ordinære generalforsamling.

Vedtægter kan, som ved ordinær generalforsamling, ændres ved den ekstraordinære

generalforsamling, såfremt forslag til ændringer sendes til bestyrelsen minimum 7 dage inden

den ekstraordinære generalforsamling.

§ 6. Bestyrelsens arbejde

Stk. 1: Formand og Økonomiansvarlig

Bestyrelsen konstituerer sig selv på sit første møde, der skal afholdes umiddelbart efter den

ordinære generalforsamling.

Formanden og den økonomiansvarlige binder sig til at sidde i bestyrelsen som minimum

suppleanter i et ekstra semester efter deres fratrædelse fra deres respektive poster. Disse

suppleantpladser er udover de fem, der vælges på generalforsamlingen. Formanden og den

økonomiansvarlige tegner desuden foreningen.

Stk. 2: Bestyrelsens Daglige Arbejde

Bestyrelsen er ansvarlig overfor generalforsamlingen.

Bestyrelsen står for foreningens daglige drift.

Bestyrelsen er ansvarlig for, at tilskud og anviste lokaler anvendes i overensstemmelse

med gældende aftaler.

Bestyrelsesmedlemmerne sørger selv for at udtænke og varetage ansvarsposter, som skal

kunne sørge for at foreningens formål opfyldes til foreningens medlemmers tilfredsstillelse.

Stk. 3: Bestyrelsesmøder

Bestyrelsesmøder afholdes så ofte formanden eller fire bestyrelsesmedlemmer finder det

nødvendigt, og indkaldes med mindst syv dages varsel.

Beslutninger på bestyrelsesmøder træffes ved simpelt relativt stemmeflertal blandt

bestyrelsesmedlemmerne (eller de suppleanter, der er trådt ind i stedet for udeblevne

bestyrelsesmedlemmer). I tilfælde af stemmelighed gives alle tilstedeværende suppleanter

stemmeret.

Stk. 3A: Vetoret

For at sikre fagenes interesser kan fagrepræsentanterne nedlægge vetoret mod enhver

beslutning i bestyrelsen, hvis de finder, at beslutningen er i særlig høj grad mod deres fags

interesser. Dette veto nedlægges med simpelt flertal blandt fagrepræsentanterne. I tilfælde af

at der blot er en fagrepræsentant bortfalder vetoretten. Anvendelsen af dette veto bør kun ske

ved grundig argumentation og i særlige tilfælde.

Stk. 4: Suppleanter

Suppleanter har møderet til bestyrelsesmøder – ikke mødepligt.

Suppleanterne kan deltage i bestyrelsens daglige ledelse, men har ingen selvstændig

stemmeret.

Suppleanterne har en dobbeltrolle: Dels repræsenterer de deres fag, som suppleant for fagets

bestyrelsesmedlem. Derudover rangeres suppleanterne i et hierarki om at stemme til

bestyrelsesmøder med afbud blandt de bestyrelsesmedlemmer, der ikke repræsenterer et fag.

For at forklare denne formulering gives her to eksempler

Eks. 1: Histories bestyrelsesmedlem er som den eneste fraværende – I dette tilfælde stemmer

histories suppleant i stedet for uanset hierarkiet blandt suppleanterne.

Eks. 2: Histories bestyrelsesmedlem og to af de seks ikke fagvalgte er fraværende - I dette

tilfælde stemmer histories suppleant for faget, mens de to højest rangerede i

suppleanthierarkiet i stedet stemmer for de to fraværende medlemmer. Hvis histories

suppleant er en af de to højest rangerende, går stemmeretten videre til den tredje højeste

rangerede af de fremmødte.

§ 7. Opløsning af foreningen

I tilfælde af opløsning tilfalder foreningens formue/overskud fagrådene eller de studentersociale faciliteter tilhørende de fag, der dags dato (8. februar 2022) indgår i Saxo-instituttet.

 

Således vedtaget på stiftende generalforsamling den 6. november 2012

Ændret på generalforsamling d. 25. februar 2013

Ændret på generalforsamling d. 9. september 2013

Ændret på generalforsamling d. 20. februar 2014

Ændret på generalforsamling d. 16. februar 2015

Ændret på generalforsamling d. 15. september 2015

Ændret på generalforsamling d. 13. september 2018

Ændret på ekstraordinær generalforsamling d. 4. marts 2019

Ændret på generalforsamling d. 3. september 2019

Ændret på generalforsamling d. 8. september 2020

Ændret på generalforsamling d. 8. februar 2022

bottom of page