VEDTÆGTER
Foreningens vedtægter
§ 1. Foreningens navn og hjemsted
Foreningens navn er Foreningen Helgas Venner. Hjemsted er de studentersociale lokaler tilknyttet Saxo-instituttet Københavns Universitet, Søndre Campus 2300 København S.
§ 2. Foreningens formål og vision
Stk. 1: Formål
Foreningen står for den daglige drift af studentercafeen i lokale 12.3.68 på Saxo- instituttet. Foreningens formål er at tilbyde/udvikle socialt samvær for alle interesserede tilknyttet Saxo-instituttet, Københavns Universitet.
Stk. 2: Vision
Foreningen har en vision om at udbygge og styrke det sociale samarbejde på Saxo-instituttet, fagene og de studerende imellem.
§ 3. Medlemskab og kontingent
Stk. 1: Medlemskab
Foreningen optager automatisk alle der pr. dags dato (1. november 2012) er indskrevet på Saxo-instituttet som værende fuldgyldigt medlemmer af foreningen. Endvidere optages alle medlemmer af den nedlagte forening, Foreningen for Finderup Lades Venner. Ydermere optages alle der pr. 1. juli 2015 er indskrevet på Saxo-instituttet som værende fuldgyldigt medlemmer af foreningen.
Alle der efter dags dato ønsker medlemskab til foreningen, og dermed ret til at stille op til bestyrelsen samt stemmeret på generalforsamlingen, kan opnå dette, såfremt de er indskrevet på Saxo-instituttet og betaler medlemskontingentet.
Stk. 2: Kontingent
Alle der fra dags dato ønsker medlemskab af foreningen, skal betale et indmeldingskontingent på 20 kr., hvilket giver permanent medlemskab af foreningen.
Som medlem af foreningen kan optages alle som læser eller har læst på Saxo- instituttet.
§ 4. Økonomi
Stk. 1. Regnskab og revision
Regnskabsåret er opdelt i to perioder: 1. august - 31. januar og 1. februar – 31. juli.
Det reviderede regnskab med det kommende halvårs budget, skal kunne
rekvireres af alle medlemmer senest 7 dage før generalforsamlingens afholdelse. Dette sker ved henvendelse hos den økonomiansvarlige.
Stk. 2: Bankkonto
Foreningens midler opbevares på foreningens bankkonto. Formanden og den økonomiansvarlige er de eneste, der har fuldmagt, og dermed hævekort/dankort til foreningens bankkonto. Den økonomiansvarlige skal have oprettet en netbank til foreningens bankkonto for at lette forretningsgangen.
Stk. 3: Revisoren
Revisoren vælges på generalforsamlingen i efterårssemestret, og er valgt for 1 år ad gangen, og har ansvaret for at gå foreningens regnskaber igennem hver 3. måned. Revisoren har til enhver tid ret til at efterse regnskaber og beholdninger.
Revisoren må ikke være bestyrelsesmedlem eller suppleant i Foreningen Helgas Venner.
Stk. 4: Formand og økonomiansvarlig
Formanden for Helgas bestyrelse, samt den økonomiansvarlige, vil hver måned få udbetalt et honorar i kontanter, i form af 200kr, til fri afbenyttelse i Café Helga.
§ 5. Generalforsamling
Stk.1: Afholdelse og indkaldelse
Generalforsamlingen, der er foreningens højeste myndighed, afholdes umiddelbart efter hver semesterstart. Generalforsamlingen indkaldes med mindst 21 dages varsel ved skriftlig meddelelse til medlemmer. Dagsorden udsendes til medlemmer 7 dage inden afholdelse af generalforsamling. Forslag, der ønskes behandlet på mødet, skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen.
Stk. 2: Dagsorden
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde følgende punkter:
1: Valg af dirigent
2: Formandens/bestyrelsens beretning.
3: Regnskab for den forløbne regnskabsperiode til godkendelse (v. økonomiansvarlig eller revisor).
4: Budget til orientering (Træder først i kraft v. generalforsamling efterår 2014)
5: Behandling af indkomne forslag.
6: Valg af formand.
7: Valg af økonomiansvarlig.
8: Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
9: Valg af revisor.
10: Eventuelt.
Stk. 3: Stemmeret og afstemning
Alle fremmødte medlemmer har stemmeret ved generalforsamlingen. Medlemmerne træffer beslutning ved simpelt stemmeflertal, undtagen i de tilfælde hvor der til afstemningen foreligger forslag til vedtægtsændringer, eller forslag til opløsning af foreningen. Afstemningen sker ved håndsoprækning, men såfremt dirigenten eller et medlem forlanger det, skal afstemningen ske skriftligt.
Stk. 3.a: Afstemning om vedtægtsændringer eller opløsning af foreningen
Forslag til vedtægtsændringer kan kun vedtages med 2/3 majoritet af de fremmødte medlemmer. Vedtagelse af forslag til opløsning af foreningen kan ske med 2/3 stemmeflertal på to efter hinanden følgende generalforsamlinger – det være sig ordinære eller ekstraordinære generalforsamlinger.
Stk. 4: Fordelingen af bestyrelsespladser
Hvert fag er tildelt én plads i bestyrelsen. Fagene græsk og latin tæller som et fag i denne sammenhæng. Derudover vælges seks bestyrelsesmedlemmer uafhængigt af fag. Dvs. i alt elleve bestyrelsespladser udover formanden og den økonomiansvarlige.
Stk. 4a. Valg af formand
Formanden bliver valgt i en særskilt afstemning, som afholdes i overensstemmelse med § 5., Stk. 3. af vedtægterne. Formandens plads i bestyrelsen er udover de elleve valgte bestyrelsesmedlemmer. For at kunne blive valgt som formand, skal man have siddet i bestyrelsen i et semester, enten som bestyrelsesmedlem eller suppleant.
Stk. 4b. Valg af den økonomiansvarlige
Den økonomiansvarlige bliver valgt i en særskilt afstemning, som afholdes i overensstemmelse med § 5., Stk. 3. af vedtægterne. Den økonomiansvarliges plads i bestyrelsen er udover de elleve valgte bestyrelsesmedlemmer. For at kunne blive valgt som økonomiansvarlig, skal man have siddet i bestyrelsen i et semester, enten som bestyrelsesmedlem eller suppleant.
Stk. 5: Valg af bestyrelsens medlemmer
Bestyrelsen vælges ved afstemning på generalforsamlingen. Valget foregår af to omgange: Først vælges de fem bestyrelsesmedlemmer tilknyttet de fem fag jf. §5, stk.4. Dernæst vælges de resterende seks bestyrelsesmedlemmer.
For at være valgbar, skal kandidaten være personligt til stede og tilkendegive at være villig til at modtage valg. Alle generalforsamlingens medlemmer kan stemme på opstillede kandidater, uanset hvilket fag kandidaten repræsenterer. De kandidater som får flest stemmer indenfor hvert fag (jf. første del af valget) indtræder i bestyrelsen. Bestyrelsesmedlemmer vælges for et halvt år ad gangen. Genvalg kan ske.
Stk. 6: Tomme pladser i bestyrelsen
Hvis et fag ikke er i stand til at udfylde sin plads i bestyrelsen frafalder pladsen. Fagene har kun det antal stemmer til bestyrelsesmøderne, som der er medlemmer af bestyrelsen. Bliver en bestyrelsesplads ikke fyldt ud til generalforsamlingen, skal der dog være løbende mulighed for at vælge et fuldgyldigt bestyrelsesmedlem blandt deltagerne i foreningens aktiviteter, såfremt vedkommende repræsenterer det fag, der har en ledig plads i bestyrelsen. Dette skal ske på et møde hvortil der er givet 7 dages offentlig skriftlig varsel over internettet, samt fysisk i caféen.
Stk. 7: Valg af suppleanter
Der vælges for hvert fag én suppleant, hvilket giver fem suppleanter i alt.
Ønsker en suppleant sidenhen at forlade bestyrelsen helt, kan dette først ske, når den pågældende suppleant har fundet en permanent afløser fra sit eget fag.
Stk. 8: Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når et flertal af bestyrelsen eller mindst 50 af medlemmerne skriftligt forlanger det. Anmodning om ekstraordinær generalforsamling skal ledsages af en udførlig dagsorden. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske senest 14 dage efter at kravet er fremkommet, og indkaldes med samme varsel som den ordinære generalforsamling. Vedtægter kan, som ved ordinær generalforsamling, ændres ved den ekstraordinære generalforsamling, såfremt forslag til ændringer sendes til bestyrelsen minimum 7 dage inden den ekstraordinære generalforsamling.
§ 6. Bestyrelsens arbejde
Stk. 1. Formand og økonomiansvarlig
Bestyrelsen konstituerer sig selv på sit første møde, der skal afholdes umiddelbart efter den ordinære generalforsamling.
Formanden og den økonomiansvarlige binder sig til at sidde i bestyrelsen som minimum suppleanter i et ekstra semester efter deres fratrædelse fra deres respektive poster. Disse suppleantpladser er udover de fem, der vælges på generalforsamlingen. Formanden og den økonomiansvarlige tegner desuden foreningen.
Stk. 2: Bestyrelsens daglige arbejde
Bestyrelsen er ansvarlig overfor generalforsamlingen. Bestyrelsen står for foreningens daglige drift. Bestyrelsen er ansvarlig for, at tilskud og anviste lokaler anvendes i overensstemmelse med gældende aftaler. Bestyrelsesmedlemmerne sørger selv for at udtænke og varetage ansvarsposter, som skal kunne sørge for at foreningens formål opfyldes til foreningens medlemmers tilfredsstillelse.
Stk. 3: Bestyrelsesmøder
Bestyrelsesmøder afholdes så ofte formanden eller fire bestyrelsesmedlemmer finder det nødvendigt, og indkaldes med mindst syv dages varsel. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når minimum 50 % af bestyrelsens medlemmer (suppleanter, der træder i et bestyrelsesmedlems sted, tæller ikke med her) er til stede på et møde.
Beslutninger på bestyrelsesmøder træffes ved simpelt relativt stemmeflertal blandt bestyrelsesmedlemmerne (eller de suppleanter, der er trådt ind i stedet for udeblevne bestyrelsesmedlemmer)
I tilfælde af stemmelighed gives alle tilstedeværende suppleanter stemmeret.
Stk. 3a: Vetoret
For at sikre fagenes interesser kan fagrepræsentanterne nedlægge vetoret mod
enhver beslutning i bestyrelsen, hvis de finder, at beslutningen er i særlig høj grad
mod deres fags interesser. Dette veto nedlægges med simpelt flertal blandt
fagrepræsentanterne. I tilfælde af at der blot er en fagrepræsentant bortfalder
vetoretten. Anvendelsen af dette veto bør kun ske ved grundig argumentation og i
særlige tilfælde
Stk. 4: Suppleanter
Suppleanter har møderet til bestyrelsesmøder – ikke mødepligt.
Suppleanterne kan deltage i bestyrelsens daglige ledelse, men har ingen selvstændig stemmeret.
Suppleanterne har en dobbeltrolle: Dels repræsenterer de deres fag, som suppleant for fagets bestyrelsesmedlem. Derudover rangeres suppleanterne i et hierarki om at stemme til bestyrelsesmøder med afbud blandt de seks bestyrelsesmedlemmer, der ikke repræsenterer et fag.
For at forklare denne formulering gives her to eksempler
Eks. 1: Histories bestyrelsesmedlem er som den eneste fraværende - I dette tilfælde stemmer histories suppleant i stedet for uanset hierarkiet blandt suppleanterne.
Eks. 2: Histories bestyrelsesmedlem og to af de seks ikke fagvalgte er fraværende - I dette tilfælde stemmer histories suppleant for faget, mens de to højest rangerede i suppleanthierarkiet i stedet stemmer for de to fraværende medlemmer. Hvis histories suppleant er en af de to højest rangerende, går stemmeretten videre til den tredje højeste rangerede af de fremmødte.
§ 7. Opløsning af foreningen
I tilfælde af opløsning tilfalder foreningens formue/overskud fagrådene eller de studentersociale faciliteter tilhørende de fag, der dags dato (4. marts 2019) indgår i Saxo-instituttet.
Således vedtaget på stiftende generalforsamling den 6. november 2012. Ændret på generalforsamling d. 25. februar 2013. Ændret på generalforsamling d. 9. september 2013. Ændret på generalforsamling d. 20. februar 2014. Ændret på generalforsamling d. 16. februar 2015. Ændret på generalforsamlingen d. 15. september 2015. Ændret på generalforsamlingen 4. marts 2019. Ændret på generalforsamlingen 8. september 2020
Underskrevet af alle bestyrelsesmedlemmer