VEDTÆGTER
Foreningens vedtægter
§ 1. Foreningens navn og hjemsted
Foreningens navn er Foreningen Helgas Venner. Hjemsted er de studentersociale lokaler tilknyttet Saxo-instituttet Københavns Universitet, Søndre Campus 2300 København S.
§ 2. Foreningens formål og vision
Stk. 1: Formål
Foreningen står for den daglige drift af studentercafeen i lokale 12.3.68 på Saxo-instituttet. Foreningens formål er at tilbyde/udvikle socialt samvær for alle interesserede tilknyttet Saxo-instituttet, Københavns Universitet.
Stk. 2: Vision
Foreningen har en vision om at udbygge og styrke det sociale samarbejde på Saxo-instituttet, fagene og de studerende imellem.
§ 3. Medlemskab og kontingent
Stk. 1. Medlemskab
Foreningen har automatisk optaget alle der pr. den 1. november 2012 og den 1. juli 2015 var indskrevet på Saxo-instituttet som værende fuldgyldige medlemmer af foreningen. Endvidere er medlemmer af den nedlagte forening, Foreningen for Finderup Lades Venner, automatisk optaget. Herudover optager foreningen alle, som er optaget på Saxo-instituttet på tidspunktet for indmeldelse i foreningen.
Stk. 2. Kontingent
Alle, der fra dags dato ønsker medlemskab af foreningen, skal betale et indmeldingskontingent på 20 kr., hvilket giver permanent medlemskab af foreningen.
Stk. 3.
Udmeldelse skal ske ved henvendelse til bestyrelsen.
Stk. 4.
Bestyrelsen (eller 20 medlemmer af foreningen) kan på samme måde søge et medlem frataget muligheden for, at et medlem indvælges i eller at være medlem af Foreningens bestyrelse og øvrige ledelse, herunder at den pågældende varetager øvrige tillidshverv for foreningen. I tilfælde af, at 2/3 af bestyrelsen stemmer for at søge medlemmet frataget muligheden for, at et medlem indvælges i eller er medlem af Foreningens bestyrelse og øvrige ledelse, herunder at den pågældende varetager øvrige tillidshverv for foreningen, er bestyrelsen forpligtet til at indkalde til en generalforsamling, der med 2/3 flertal af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer kan fratage medlemmet muligheden for at være del Foreningens bestyrelse og øvrige ledelse, herunder at den pågældende varetager øvrige tillidshverv for foreningen. Et allerede valgt medlem fratages således sit medlemskab af bestyrelsen/ledelsen og fratages eventuelle tillidshverv. Ovenstående kan ske, uden at medlemmet ekskluderes fra foreningen.
§ 4. Økonomi
Stk. 1. Regnskab og revision
Regnskabsåret er opdelt i to perioder: 1. august - 31. januar og 1. februar – 31. juli.
Det reviderede regnskab med det kommende semesters budget, skal kunne rekvireres af
alle medlemmer efter semesterstart og inden generalforsamlingens afholdelse.
Stk. 2: Bankkonto
Foreningens midler opbevares på foreningens bankkonto. Forpersonen og den økonomiansvarlige er de eneste, der har fuldmagt, og dermed hævekort/dankort til foreningens bankkonto. Den økonomiansvarlige skal have oprettet en netbank til foreningens bankkonto for at lette forretningsgangen.
Stk. 3: Revisoren
Revisoren vælges på generalforsamlingen i efterårssemestret, og er valgt for 1 år ad gangen, og har ansvaret for at gå foreningens regnskaber igennem hver 3. måned. Revisoren har til enhver tid ret til at efterse regnskaber og beholdninger.
Revisoren må ikke være bestyrelsesmedlem eller suppleant i Foreningen Helgas Venner.
Stk. 4: Formand og Økonomiansvarlig
Formanden for Helgas bestyrelse, samt den økonomiansvarlige, vil hver måned få udbetalt et
honorar, i form af 200kr, til fri afbenyttelse i Café Helga.
§ 5. Generalforsamling
Stk. 1. Afholdelse og indkaldelse
Generalforsamlingen, der er foreningens højeste myndighed, afholdes umiddelbart efter hver semesterstart. Generalforsamlingen indkaldes med mindst 21 dages varsel ved skriftlig meddelelse til medlemmerne. Med indkaldelsen sendes foreløbigt forslag til dagsorden, forslag til årsrapport (del op som nævnt i § 4) samt forslag til næste års budget.
Forslag til dagsordenen, herunder vedtægtsændringer, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen.
Endelig dagsorden udsendes til medlemmer 7 dage inden afholdelse af generalforsamling.
Stk. 2. Dagsorden
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal som minimum indeholde følgende punkter:
1. Valg af dirigent.
2. Forpersonens/bestyrelsens beretning.
3. Det reviderede regnskab med det kommende semesters budget jf. § 4 til godkendelse.
4. Godkendelse af budget.
5. Behandling af indkomne forslag.
6. Valg af forperson.
7. Valg af økonomiansvarlig.
8. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
9. Valg af revisor.
10. Eventuelt.
Stk. 2a. Dirigentens rolle
Dirigenten er berettiget til at ændre på rækkefølgen i dagsordenen, hvis dirigenten synes, at det vil være hensigtsmæssigt.
Stk. 3. Stemmeret og afstemning
Alle medlemmer af foreningen, der er indskrevet på Saxo-instituttet på tidspunktet for generalforsamlingens afholdelse, har møde- og stemmeret på generalforsamlingen. Medlemmerne træffer beslutning ved simpelt stemmeflertal, undtagen i de tilfælde hvor der til afstemningen foreligger forslag til vedtægtsændringer eller forslag til opløsning af foreningen. Afstemningen sker ved håndsoprækning, men såfremt dirigenten eller et medlem forlanger det, skal afstemningen ske skriftligt
Stk. 3.a. Afstemning om vedtægtsændringer eller opløsning af foreningen
Forslag til vedtægtsændringer kan kun vedtages med 2/3 majoritet af de fremmødte medlemmer. Vedtagelse af forslag til opløsning af foreningen kan ske med 2/3 stemmeflertal på to efter hinanden følgende generalforsamlinger
Stk 3.b: En vedtaget vedtægtsændring træder i kraft så snart den er vedtaget til generalforsamlingen i Foreningen Helgas Venner.
Stk. 3c. Rettelser i indsendte forslag
Generalforsamlingen forbeholder sig retten til at lave rettelser i indsendte forslag, såfremt rettelserne er af korrekturmæssig betydning (stavefejl) etc., som efter generalforsamlingen ikke giver indholdsmæssige ændringer.
Stk. 4: Fordelingen af bestyrelsespladser
Hvert fag er tildelt én plads i bestyrelsen. Fagene Græsk og Latin tæller som et fag i denne sammenhæng. Derudover vælges seks bestyrelsesmedlemmer uafhængigt af fag. Dvs. i alt elleve bestyrelsespladser udover forpersonen og den økonomiansvarlige. For at stille op til bestyrelsen skal man være indskrevet på SAXO-instituttet.
Stk. 4a. Valg af forperson
Forpersonen bliver valgt i en særskilt afstemning, som afholdes i overensstemmelse med § 5., Stk. 3. af vedtægterne. Forpersonens plads i bestyrelsen er udover de elleve valgte bestyrelsesmedlemmer. For at kunne blive valgt som forperson, skal man have siddet i bestyrelsen i et semester, enten som bestyrelsesmedlem eller suppleant. Man kan desuden ikke både være forperson og økonomiansvarlig.
Stk. 4b. Valg af den økonomiansvarlige
Den økonomiansvarlige bliver valgt i en særskilt afstemning, som afholdes i overensstemmelse med § 5., Stk. 3. af vedtægterne. Den økonomiansvarliges plads i bestyrelsen er udover de elleve valgte bestyrelsesmedlemmer. For at kunne blive valgt som økonomiansvarlig, skal man have siddet i bestyrelsen i et semester, enten som bestyrelsesmedlem eller suppleant. Man kan desuden ikke både være forperson og økonomiansvarlig.
Stk. 4c. Valg af bestyrelsens medlemmer
Bestyrelsen vælges ved afstemning på generalforsamlingen. Valget foregår af to omgange: Først vælges de fem bestyrelsesmedlemmer tilknyttet de fem fag, jf. § 5, stk.4. Dernæst vælges de resterende seks bestyrelsesmedlemmer. For at være valgbar skal kandidaten være personligt til stede og tilkendegive at være villig til at modtage valg. Alle generalforsamlingens medlemmer kan stemme på de opstillede kandidater, uanset hvilket fag kandidaten repræsenterer. De kandidater som får flest stemmer indenfor hvert fag (jf. første del af valget) indtræder i bestyrelsen. Bestyrelsesmedlemmer vælges for et semester ad gangen. Genvalg kan ske.
Stk. 4d. Tomme pladser i bestyrelsen
Hvis et fag ikke er i stand til at udfylde sin plads i bestyrelsen, falder pladsen. Fagene har kun det antal stemmer til bestyrelsesmøderne, som der er medlemmer af bestyrelsen. Bliver en bestyrelsesplads ikke fyldt ud til generalforsamlingen, skal der dog være løbende mulighed for at vælge et fuldgyldigt bestyrelsesmedlem blandt og af deltagerne i foreningens aktiviteter. Dette skal ske på et møde, hvortil der er givet 7 dages offentligt skriftligt varsel over internettet eller fysisk i caféen.
Stk. 4e. Valg af suppleanter
Der vælges for hvert fag én suppleant, hvilket giver fem suppleanter i alt.
Stk. 4f. Afvisning af kandidatur
Ansøgning til en bestyrelsespost af et medlem kan afvises af generalforsamlingen. Såfremt
et fremmødt stemmeberettiget medlem argumenterer for at ansøgeren ikke opfylder de af
medlemskabets flydende forpligtelser eller handler til skade for foreningen, har ansøgeren
muligheden for et forsvar, hvorefter et 2/3 flertal af de fremmødte stemmeberettigede
medlemmer er krævet for at afvise ansøgningen. Denne afvisning gælder et semester.
Ovenstående kan ske, uden at medlemmet ekskluderes fra foreningen.
Stk. 5. Bestyrelsen og Triumviratet
Man kan ikke være med i det interne udvalg Helga After Darks (HAD) triumvirat og Foreningen Helgas Venners bestyrelse samtidig.
Stk. 6: Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når et flertal af bestyrelsen eller mindst 30 af foreningens medlemmer skriftligt forlanger det. Anmodning om ekstraordinær generalforsamling skal ledsages af en udførlig dagsorden. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske senest 14 dage efter, at kravet er fremkommet og indkaldes med samme varsel som den ordinære generalforsamling. Vedtægter kan som ved ordinær generalforsamling ændres ved den ekstraordinære generalforsamling, såfremt forslag til ændringer sendes til bestyrelsen minimum 14 dage inden den ekstraordinære generalforsamling.
§ 6. Bestyrelsens arbejde
Stk. 1. Forperson og økonomiansvarlig
Bestyrelsen konstituerer sig selv på sit første møde, der skal afholdes umiddelbart efter den ordinære generalforsamling.
Forpersonen og den økonomiansvarlige binder sig til at sidde i bestyrelsen som minimum suppleanter i et ekstra semester efter deres fratrædelse fra deres respektive poster. Disse suppleantpladser er udover de fem, der vælges på generalforsamlingen. Forpersonen og den økonomiansvarlige tegner desuden foreningen.
Stk. 2: Bestyrelsens daglige arbejde
Bestyrelsen er ansvarlig overfor generalforsamlingen. Bestyrelsen står for foreningens daglige drift. Bestyrelsen er ansvarlig for, at tilskud og anviste lokaler anvendes i overensstemmelse med gældende aftaler. Bestyrelsesmedlemmerne sørger selv for at udtænke og varetage ansvarsposter, som skal kunne sørge for at foreningens formål opfyldes til foreningens medlemmers tilfredsstillelse.
Stk. 3: Bestyrelsesmøder
Bestyrelsesmøder afholdes så ofte forpersonen eller fire bestyrelsesmedlemmer finder det nødvendigt, og indkaldes med mindst syv dages varsel.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når minimum 50 % af bestyrelsens medlemmer (suppleanter, der træder i et bestyrelsesmedlems sted, tæller ikke med her) er til stede på et møde.
Beslutninger på bestyrelsesmøder træffes ved simpelt stemmeflertal blandt bestyrelsesmedlemmerne (eller de suppleanter, der er trådt ind i stedet for udeblevne bestyrelsesmedlemmer).
I tilfælde af stemmelighed gives alle tilstedeværende suppleanter stemmeret.
Stk. 3a: Vetoret
For at sikre fagenes interesser kan tre af de fem bestyrelsesmedlemmer, der er valgt for sit fag, nedlægge veto mod enhver beslutning i bestyrelsen, hvis de finder, at beslutningen er i særlig høj grad mod deres fags interesser. Anvendelsen af denne vetoret bør kun ske ved grundig argumentation og i særlige tilfælde.
Stk. 3b. Suppleanters vetoret
Hvis fagrepræsentanten er fraværende til et bestyrelsesmøde overtager den pågældende fagsuppleant fagrepræsentantens vetoret
Stk. 4. Suppleanter
Suppleanter har møderet til bestyrelsesmøder – ikke mødepligt. Suppleanterne kan deltage i bestyrelsens daglige ledelse, men har ingen selvstændig stemmeret.
§ 7. Opløsning af foreningen
I tilfælde af opløsning tilfalder foreningens formue/overskud fagrådene tilhørende de fag, der ved opløsningen indgår i Saxo-instituttet. Dette er bestemt ved, at faget har mulighed for at have en fagrepræsentant i foreningens bestyrelse. Fordelingen af foreningens formue/overskud vil ske ligeligt mellem ovennævnte fag. Hvis et fag ikke har et tilknyttet fagråd, vil fagets andel af overskuddet tilfalde en fagspecifik studentersocial forening, som bestemmes af afgående bestyrelse.
Således vedtaget på generalforsamling den 2. maj 2024