VEDTÆGTER
Foreningens Vedtægter
§ 1. Foreningens Navn og Hjemsted
Foreningens navn er Foreningen Helgas Venner. Hjemsted er de studentersociale lokaler
tilknyttet Saxo-instituttet Københavns Universitet, Søndre Campus 2300 København S.
§ 2. Foreningens formål og vision
Stk. 1: Formål
Foreningen står for den daglige drift af studentercafeen i lokale 12.3.68 på Saxo-instituttet.
Foreningens formål er at tilbyde/udvikle socialt samvær for alle interesserede tilknyttet Saxo
instituttet, Københavns Universitet.
Stk. 2: Vision
Foreningen har en vision om at udbygge og styrke det sociale samarbejde på Saxo-instituttet,
fagene og de studerende imellem.
§ 3. Medlemskab og kontingent
Stk. 1: Medlemskab
Foreningen optager automatisk alle der pr. dags dato (1. november 2012) er indskrevet på
Saxo-instituttet som værende fuldgyldigt medlemmer af foreningen. Endvidere optages alle
medlemmer af den nedlagte forening, Foreningen for Finderup Lades Venner. Ydermere
optages alle der pr. 1. juli 2015 er indskrevet på Saxo-instituttet som værende fuldgyldigt
medlemmer af foreningen. Alle der efter dags dato ønsker medlemskab til foreningen, og
dermed ret til at stille op til bestyrelsen samt stemmeret på generalforsamlingen, kan opnå
dette, såfremt de betaler medlemskontingent samt læser på SAXO, har læst på SAXO eller har en særlig tilknytning til SAXO.
Stk. 2: Kontingent
Alle der fra dags dato ønsker medlemskab af foreningen, skal betale et indmeldingskontingent
på 20 kr., hvilket giver permanent medlemskab af foreningen.
§ 4. Økonomi
Stk. 1: Regnskab og Revision
Regnskabsåret er opdelt i to perioder: 1. august-31. januar og 1. februar-31. juli.
Det reviderede regnskab med det kommende halvårs budget, skal kunne rekvireres af alle
medlemmer senest 7 dage før generalforsamlingens afholdelse. Dette sker ved henvendelse
hos den økonomiansvarlige.
Stk. 2: Bankkonto
Foreningens midler opbevares på foreningens bankkonto. Formanden og den
økonomiansvarlige er de eneste, der har fuldmagt, og dermed hævekort/dankort til
foreningens bankkonto. Den økonomiansvarlige skal have oprettet en netbank til foreningens
bankkonto for at lette forretningsgangen.
Stk. 3: Revisoren
Revisoren vælges på generalforsamlingen i efterårssemestret, er valgt for 1 år ad gangen, og
har ansvaret for at gå foreningens regnskaber igennem hver 3. måned. Revisoren har til
enhver tid ret til at efterse regnskaber og beholdninger. Revisoren må ikke være
bestyrelsesmedlem eller suppleant i Foreningen Helgas Venner.
Stk. 4: Formand og Økonomiansvarlig
Formanden for Helgas bestyrelse, samt den økonomiansvarlige, vil hver måned få udbetalt et
honorar, i form af 200kr, til fri afbenyttelse i Café Helga.
§ 5. Generalforsamling
Stk. 1: Afholdelse og Indkaldelse
Generalforsamlingen, der er foreningens højeste myndighed, afholdes umiddelbart efter hver
semesterstart. Generalforsamlingen indkaldes med mindst 21 dages varsel ved skriftlig
meddelelse til medlemmer. Dagsorden udsendes til medlemmer 7 dage inden afholdelse af
generalforsamling. Forslag, der ønskes behandlet på mødet, skal være bestyrelsen i hænde
senest 14 dage før generalforsamlingen.
Stk. 2: Dagsorden
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde følgende punkter:
1: Valg af dirigent
2: Formandens/bestyrelsens beretning.
3: Regnskab for den forløbne regnskabsperiode til godkendelse
4: Budget til orientering
5: Behandling af indkomne forslag.
6: Valg af formand.
7: Valg af økonomiansvarlig.
8: Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
9: Valg af revisor.
10: Eventuelt.
Stk. 3: Stemmeret og Afstemning
Alle fremmødte medlemmer har stemmeret ved generalforsamlingen. Medlemmerne træffer
beslutning ved simpelt stemmeflertal, undtagen i de tilfælde hvor der til afstemningen
foreligger forslag til vedtægtsændringer, eller forslag til opløsning af foreningen.
Afstemningen sker ved håndsoprækning, men såfremt dirigenten eller et medlem forlanger
det, skal afstemningen ske skriftligt.
Stk. 3A: Afstemning om Vedtægtsændringer eller Opløsning af Foreningen
Forslag til vedtægtsændringer kan kun vedtages med 2/3 majoritet af de fremmødte
medlemmer. Vedtagelse af forslag til opløsning af foreningen kan ske med 2/3 stemmeflertal
på to efter hinanden følgende generalforsamlinger – det være sig ordinære eller
ekstraordinære generalforsamlinger.
Stk. 4: Fordelingen af Bestyrelsespladser
Hvert fag er tildelt én plads i bestyrelsen. Fagene græsk og latin tæller som et fag i denne
sammenhæng. Derudover vælges seks bestyrelsesmedlemmer uafhængigt af fag. Dvs. i alt
elleve bestyrelsespladser udover formanden og den økonomiansvarlige.
Stk. 4A: Valg af Formand
Formanden bliver valgt i en særskilt afstemning, som afholdes i overensstemmelse med § 5.,
Stk. 3. af vedtægterne. Formandens plads i bestyrelsen er udover de elleve valgte
bestyrelsesmedlemmer. For at kunne blive valgt som formand, skal man have siddet i
bestyrelsen i et semester, enten som bestyrelsesmedlem eller suppleant.
Stk. 4B: Valg af Den Økonomiansvarlige
Den økonomiansvarlige bliver valgt i en særskilt afstemning, som afholdes i
overensstemmelse med § 5., Stk. 3. af vedtægterne. Den økonomiansvarlige plads i
bestyrelsen er udover de elleve valgte bestyrelsesmedlemmer. For at kunne blive valgt som
økonomiansvarlig, skal man have siddet i bestyrelsen i et semester, enten som
bestyrelsesmedlem eller suppleant.
Stk. 5: Valg af Bestyrelsens Medlemmer
Bestyrelsen vælges ved afstemning på generalforsamlingen. Valget foregår af to omgange:
Først vælges de fem bestyrelsesmedlemmer tilknyttet de fem fag jf. §5, stk.4. Dernæst vælges
de resterende seks bestyrelsesmedlemmer.
For at være valgbar, skal kandidaten være personligt til stede og tilkendegive at være villig til
at modtage valg. Alle generalforsamlingens medlemmer kan stemme på opstillede kandidater,
uanset hvilket fag kandidaten repræsenterer. De kandidater som får flest stemmer indenfor
hvert fag (jf. første del af valget) indtræder i bestyrelsen. Bestyrelsesmedlemmer vælges for et
halvt år ad gangen. Genvalg kan ske.
Stk. 6: Tomme Pladser i Bestyrelsen
Hvis et fag ikke er i stand til at udfylde sin plads i bestyrelsen frafalder pladsen. Fagene har
kun det antal stemmer til bestyrelsesmøderne, som der er medlemmer af bestyrelsen. Bliver en bestyrelsesplads ikke fyldt ud til generalforsamlingen, skal der dog være løbende mulighed
for at vælge et fuldgyldigt bestyrelsesmedlem blandt deltagerne i foreningens aktiviteter,
såfremt vedkommende repræsenterer det fag, der har en ledig plads i bestyrelsen. Dette skal
ske på et møde hvortil der er givet offentlig skriftlig varsel 7 dage forinden.
Stk. 7: Valg af Suppleanter
Der vælges for hvert fag én suppleant, hvilket giver fem suppleanter i alt.
Ønsker en suppleant sidenhen at forlade bestyrelsen helt, kan dette først ske, når den
pågældende suppleant har fundet en permanent afløser fra sit eget fag.
Stk. 8: Ekstraordinær Generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når et flertal af bestyrelsen eller mindst 50 af
medlemmerne skriftligt forlanger det. Anmodning om ekstraordinær generalforsamling skal
ledsages af en udførlig dagsorden. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske
senest 14 dage efter at kravet er fremkommet, og indkaldes med samme varsel som den
ordinære generalforsamling.
Vedtægter kan, som ved ordinær generalforsamling, ændres ved den ekstraordinære
generalforsamling, såfremt forslag til ændringer sendes til bestyrelsen minimum 7 dage inden
den ekstraordinære generalforsamling.
§ 6. Bestyrelsens arbejde
Stk. 1: Formand og Økonomiansvarlig
Bestyrelsen konstituerer sig selv på sit første møde, der skal afholdes umiddelbart efter den
ordinære generalforsamling.
Formanden og den økonomiansvarlige binder sig til at sidde i bestyrelsen som minimum
suppleanter i et ekstra semester efter deres fratrædelse fra deres respektive poster. Disse
suppleantpladser er udover de fem, der vælges på generalforsamlingen. Formanden og den
økonomiansvarlige tegner desuden foreningen.
Stk. 2: Bestyrelsens Daglige Arbejde
Bestyrelsen er ansvarlig overfor generalforsamlingen.
Bestyrelsen står for foreningens daglige drift.
Bestyrelsen er ansvarlig for, at tilskud og anviste lokaler anvendes i overensstemmelse
med gældende aftaler.
Bestyrelsesmedlemmerne sørger selv for at udtænke og varetage ansvarsposter, som skal
kunne sørge for at foreningens formål opfyldes til foreningens medlemmers tilfredsstillelse.
Stk. 3: Bestyrelsesmøder
Bestyrelsesmøder afholdes så ofte formanden eller fire bestyrelsesmedlemmer finder det
nødvendigt, og indkaldes med mindst syv dages varsel.
Beslutninger på bestyrelsesmøder træffes ved simpelt relativt stemmeflertal blandt
bestyrelsesmedlemmerne (eller de suppleanter, der er trådt ind i stedet for udeblevne
bestyrelsesmedlemmer). I tilfælde af stemmelighed gives alle tilstedeværende suppleanter
stemmeret.
Stk. 3A: Vetoret
For at sikre fagenes interesser kan fagrepræsentanterne nedlægge vetoret mod enhver
beslutning i bestyrelsen, hvis de finder, at beslutningen er i særlig høj grad mod deres fags
interesser. Dette veto nedlægges med simpelt flertal blandt fagrepræsentanterne. I tilfælde af
at der blot er en fagrepræsentant bortfalder vetoretten. Anvendelsen af dette veto bør kun ske
ved grundig argumentation og i særlige tilfælde.
Stk. 4: Suppleanter
Suppleanter har møderet til bestyrelsesmøder – ikke mødepligt.
Suppleanterne kan deltage i bestyrelsens daglige ledelse, men har ingen selvstændig
stemmeret.
Suppleanterne har en dobbeltrolle: Dels repræsenterer de deres fag, som suppleant for fagets
bestyrelsesmedlem. Derudover rangeres suppleanterne i et hierarki om at stemme til
bestyrelsesmøder med afbud blandt de bestyrelsesmedlemmer, der ikke repræsenterer et fag.
For at forklare denne formulering gives her to eksempler
Eks. 1: Histories bestyrelsesmedlem er som den eneste fraværende – I dette tilfælde stemmer
histories suppleant i stedet for uanset hierarkiet blandt suppleanterne.
Eks. 2: Histories bestyrelsesmedlem og to af de seks ikke fagvalgte er fraværende - I dette
tilfælde stemmer histories suppleant for faget, mens de to højest rangerede i
suppleanthierarkiet i stedet stemmer for de to fraværende medlemmer. Hvis histories
suppleant er en af de to højest rangerende, går stemmeretten videre til den tredje højeste
rangerede af de fremmødte.
§ 7. Opløsning af foreningen
I tilfælde af opløsning tilfalder foreningens formue/overskud fagrådene eller de studentersociale faciliteter tilhørende de fag, der dags dato (8. februar 2022) indgår i Saxo-instituttet.
Således vedtaget på stiftende generalforsamling den 6. november 2012
Ændret på generalforsamling d. 25. februar 2013
Ændret på generalforsamling d. 9. september 2013
Ændret på generalforsamling d. 20. februar 2014
Ændret på generalforsamling d. 16. februar 2015
Ændret på generalforsamling d. 15. september 2015
Ændret på generalforsamling d. 13. september 2018
Ændret på ekstraordinær generalforsamling d. 4. marts 2019
Ændret på generalforsamling d. 3. september 2019
Ændret på generalforsamling d. 8. september 2020
Ændret på generalforsamling d. 8. februar 2022