Forretningsorden for bestyrelsen Foreningen Helgas Venner
Marts 2023
Forretningsorden for bestyrelsen for Foreningen Helgas Venner (Opdateret F23)
1. Mødehyppighed:
Bestyrelsen holder møde ca. hver 4. uge. Juli er som udgangspunkt mødefri.
2. Dagsorden:
Næstforpersonen skal lave et udkast til en dagsorden i forbindelse med bestyrelsesmøder og sende den ud til bestyrelsen senest syv dage før.
Endvidere skal næstforpersonen indhente bilag fra diverse ansvarsposter og gøre dem tilgængelige for bestyrelsen senest 24 timer før et bestyrelsesmøde.
Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter kan altid få optaget nye punkter til dagsordenen.
3. Referenten:
Referenten har efter et møde til opgave at lægge det gennemrettede referatet på kontakthelgas google drev senest 7 dage efter et bestyrelsesmøde er afholdt.
Referenten skal ydermere opdatere bestyrelsens to-do liste, som også er til at finde på drevet, senest 7 dage efter et afholdt møde. To-do listen afspejler beslutninger taget på bestyrelsesmødet, samt de individuelles ansvarsposter og eventuelle udvalg.
4. Mødet:
Bestyrelsesmøder startes af forpersonen. Skulle forpersonen ikke være til stede overtager næstforpersonen denne rolle. Under formalia udpeges en ordstyrer, som derefter dirigerer mødet.
5. Forpersonen, samt suppleanters funktioner.
Ved forpersonens udtræden af bestyrelsen, overtager næstforpersonen forpersonsposten.
Såfremt næstforpersonen er et almindeligt bestyrelsesmedlem indsupplerer førstesuppleanten dennes rolle. Skulle næstforpersonen være fagrepræsentant indsuppleres vedkommende af sin respektive fagsuppleant.
Ved et alment bestyrelsesmedlems udtrædelse af bestyrelsen vil førstesuppleanten indsupplere vedkommende. Ved en fagrepræsentants udtrædelse af bestyrelsen vil den respektive fagsuppleant indsupplere vedkommende.
Eksempel på indsupplering:
Hvis forpersonen stopper, og næstforpersonen er almindeligt medlem, træder førstesuppleanten ind som alm. bestyrelsesmedlem.
Hvis forpersonen stopper, og næstforpersonen er fagrepæsentant, træder fagsuppleanten ind som fagrepræsentant.
Suppleanten træder ind som medlem af bestyrelsen, hvis et bestyrelsesmedlem træder ud permanent.
6. Inhabilitet:
Bestyrelsesmedlemmer er inhabile ved beslutninger, hvor der er interessekonflikt eller hvor et eller flere bestyrelsesmedlemmer drager særlig nytte af beslutningen.
Ved inhabilitet fratages bestyrelsesmedlemmet sin stemmeret, hvilket ikke overtages af en suppleant jf. vedtægterne.
Et inhabilt bestyrelsesmedlem kan vælge at være til stede under diskussionen, men kan også vælge at forlade mødet under afstemning. Et inhabilt bestyrelsesmedlem skal dog forlade mødet under afstemning, såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker det.
Et bestyrelsesmedlem kan erklære sig selv inhabil.
Bestyrelsen kan endvidere pålægge et medlem at være inhabil ved stemmeproceduren jf. §6 stk. 3.
7. Pitch af ideer:
Medlemmer af foreningen har mulighed for at deltage i en del af et bestyrelsesmøde, hvor de kan udlægge deres forslag/forespørgsel til bestyrelsen. Ved videre diskussion af det fremsatte forslag har vedkommende lov til at deltage i mødet, men skal forlade mødet under afstemning.
8. Tavshedspligt:
Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter har absolut tavshedspligt i sager, hvor det skønnes nødvendigt. Denne tavshedspligt gælder også efter udtrædelse. Tavshedspligt træder i kraft jf. stemmeprocessen jf. vedtægterne §6 stk. 3.
Overtrædelse af tavshedspligten kan medføre retsforfølgelse i henhold til gældende lovgivning.
Der foreligger forpersonen mulighed for at pålægge bestyrelsen tavshedspligt i sager, hvor vedkommende skønner det, indtil det er muligt at frembringe sagen for bestyrelsen ved næste bestyrelsesmøde.
9. Forpersonsbeslutninger:
Forpersonen har mulighed for at træffe beslutninger i sager, der er af særlig presserende karakter, og skal oplyse bestyrelsen om disse ved næstkommende bestyrelsesmøde.
10. Forretningsorden:
Forretningsordenen må aldrig være i modstrid med en vedtægt, der er besluttet på en generalforsamling. Skulle dette forekomme skal forretningsorden revideres så den er i overensstemmelse med gældende vedtægter.
11. Eksklusion:
Såfremt et bestyrelsesmedlem groft eller gentagne gange overskrider sit mandat eller bryder sin tavshedspligt, kan bestyrelsen indkalde til en generalforsamling med henblik på eksklusion af det pågældende bestyrelsesmedlem fra bestyrelsen. Hvis der er mistanke om forhold, der strider mod den gældende lovgivning, skal bestyrelsen kontakte advokat, som herefter overtager sagen. Ekskludering sker ved generalforsamling ved stemmeprocessen jf. §5 stk. 3.
Ekskludering af medlemmer i foreningen kan forekomme såfremt de ved gentagen ubehagelig eller grov adfærd der modstrider foreningens vedtægt §2 stk 2. Ekskludering sker ved et bestyrelsesmøde ved stemmeprocessen jf. §6 stk. 3.
12. Økonomisk udlæg:
I forbindelse med indkøb, der ikke relaterer til den daglige drift, hvor beløb overstiger 1000 kr. skal der rettes henvendelse til den økonomiansvarlige, som skal godkende transaktionen, for at sådanne udlæg kan refunderes. Der ses bort fra denne regel i forbindelse med udvalgsarbejde, hvor der via budgettet er fastsat et rådighedsbeløb. Indkøb, der har karakter af ovenstående og har et beløb over 10.000 kr., kan ikke godkendes af den økonomiansvarlige, men skal godkendes på et bestyrelsesmøde ved stemmeproceduren jf. §6 stk 3
Den øvrige bestyrelse skal altid informeres om alle indkøb den økonomiansvarlige godkender, der overskrider de 1000 kr. Dette kan ske mundtligt til et bestyrelsesmøde, hvor det føres til referatet eller i et bilag.
Indkøb af cafeens normale sortiment er undtaget ovenstående regel om godkendelse og indkøbes efter behov efter aftale med den nuværende økonomiansvarlige.
13. Nyhedsbrev:
I slutningen af hvert semester skal forpersonen sende et nyhedsbrev ud til medlemmerne, der fortæller om caféens aktivitet det forgangne semester. Flere nyhedsbreve kan udsendes alt efter hvad forpersonen og resten af bestyrelsen finder passende.
14. Brugerundersøgelse:
På sidste bestyrelsesmøde i forårssemestret inden 1. juni nedsættes der et udvalg, der skal stå for årets brugerundersøgelse. Denne brugerundersøgelse udstedes i starten af juni til brugerne af caféen. Denne undersøgelse skal være for brugerne tilgængelig i en måned, hvorefter udvalget har til opgave at udarbejde en opsamling, som kan bruges internt i bestyrelsen. Brugerundersøgelsen skal derefter tages med som et punkt på dagsordenen for evalueringsmødet for foråret. Der bliver officielt kommenteret på brugerundersøgelsen i form af et nyhedsbrev eller som et led i forpersonsberetningen til en generalforsamling.
Vedtaget på bestyrelsesmøde d. 2/3-2023.