Forretningsorden for bestyrelsen Foreningen Helgas Venner
September 2024
Forretningsorden for bestyrelsen for Foreningen Helgas Venner (Opdateret E24)
Alle henvisninger til paragraffer i denne forretningsorden er jf. Foreningen Helgas Venners vedtægter.
1. Mødehyppighed:
Bestyrelsen holder møde ca. hver 4. uge. Juli er som udgangspunkt mødefri.
2. Dagsorden for bestyrelsens møder:
Næstforpersonen opfordres til at sende et udkast til en dagsorden i forbindelse med bestyrelsesmøder og sende den ud til bestyrelsen senest syv dage før.
Endvidere bør næstforpersonen samtidig til at udsende et udkast til bilag fra diverse ansvarsposter og udvalg, som de siddende bestyrelsesmedlemmer opfordres til at udfylde senest kl 12 dagen før bestyrelsesmødet
Hertil udsendes også referatet fra det seneste bestyrelsesmøde, som hele bestyrelsen opfordres til at læse inden det kommende bestyrelsesmøde.
Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter kan altid få optaget nye punkter til dagsordenen.
3. Referenten:
Referenten har efter et møde til opgave at dele det rettede referat, der ligger på kontakthelga@gmail.com google-drevet. Dette bør ske senest syv dage efter et bestyrelsesmøde er afholdt. Der opfordres endvidere til, at et anonymiseret/korrigeret referat med vigtig information bliver skrevet samt delt med foreningens medlemmer. Dette bør være gjort senest 10 dage efter et bestyrelsesmøde er afholdt.
Rettelsen af referatet skal ske efter den referatpolitik, som den siddende næstforperson har udformet, hvilken kan findes i mødemappen i drevet.
Referenten har ydermere til opgave at opdatere bestyrelsens to-do liste, som også er til at finde i drevet, senest 7 dage efter et afholdt møde. To-do listen afspejler beslutninger taget på bestyrelsesmødet, samt de individuelle ansvarsposter og eventuelle udvalg.
4. Bestyrelsesmøder:
Bestyrelsesmøder startes af forpersonen. Skulle forpersonen ikke være til stede, overtager næstforpersonen denne rolle. Under formalia udpeges en ordstyrer, som derefter dirigerer mødet.
5. Forpersonen, samt suppleanters funktioner.
Ved forpersonens udtræden af bestyrelsen, i løbet af et semester, overtager næstforpersonen forpersonsposten.
Såfremt næstforpersonen er et menigt bestyrelsesmedlem, overtager førstsuppleanten vedkommendes rolle som menigt bestyrelsesmedlem.
Skulle næstforpersonen være en fagrepræsentant overtager den respektive fagsuppleant rollen som fagrepræsentant.
Den nye næstforperson vælges efterfølgende blandt bestyrelsens medlemmer ved det næstkommende bestyrelsesmøde.
Ved et alment bestyrelsesmedlems udtrædelse af bestyrelsen vil førstesuppleanten erstatte vedkommende. Ved en fagrepræsentants udtrædelse af bestyrelsen vil den respektive fagsuppleant erstatte vedkommende. Man kan som medlem af Foreningen Helgas Venner, samt studerende på Saxo-instituttet, melde sig ind i Helgas Bestyrelse i løbet af et semester. Dette kan ske ved en afholdelse af ekstraordinær generalforsamling, eller ved et åbent møde.
6. Inhabilitet:
Bestyrelsesmedlemmer er inhabile ved beslutninger, hvor der opstår interessekonflikt og vedkommende ikke kan tage en upartisk beslutning.
Ved inhabilitet fratages bestyrelsesmedlemmet sin stemmeret.
Et inhabilt bestyrelsesmedlem kan vælge at være til stede under diskussionen, men kan også vælge at forlade mødet midlertidigt.
Et inhabilt bestyrelsesmedlem skal forlade mødet under afstemning, såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker det - dertil foregår afstemningsproceduren efter gældende vedtægter i foreningen jf. §6 stk. 3.
Et bestyrelsesmedlem kan erklære sig selv inhabil. Bestyrelsen kan endvidere pålægge et medlem at være inhabil. Hvis der er uenigheder kan der stemmes om det ved stemmeproceduren jf. §6 stk. 3.
7. Pitch af ideer:
Medlemmer af foreningen har mulighed for at deltage i en del af et bestyrelsesmøde, efter aftale, hvor de kan udlægge deres forslag/forespørgsel til bestyrelsen. Ved videre diskussion af det fremsatte forslag har vedkommende lov til at deltage i mødet, medmindre et flertal i bestyrelsen ønsker andet.
Foreningsmedlemmet skal altid forlade mødet under en eventuel tilhørende afstemning.
8. Tavshedspligt:
Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter har tavshedspligt, fra når de bliver valgt ind i bestyrelsen. Denne tavshedspligt gælder også efter udtrædelse. Overtrædelse af tavshedspligten samt videregivelse af sensitive bestyrelsesdokumenter, kan medføre udsmidning af bestyrelsen.
Der foreligger forpersonen mulighed for at pålægge bestyrelsesmedlemmer tavshedspligt i sager, hvor vedkommende vurderer det nødvendigt, indtil det er muligt at frembringe sagen for bestyrelsen ved næste bestyrelsesmøde.
9. Forpersonsbeslutninger:
Forpersonen har mulighed for at træffe beslutninger i sager, der er af særlig presserende karakter, og skal oplyse bestyrelsen om disse ved næstkommende bestyrelsesmøde.
10. Forretningsorden:
Forretningsordenen må aldrig være i modstrid med en vedtægt, der er besluttet på en generalforsamling. Skulle dette forekomme, skal forretningsorden revideres, så den er i overensstemmelse med gældende vedtægter.
11. Praksis arbejde
Når et bestyrelsesmedlem udfører arbejde i bestyrelsens ærinde, er de i deres ret til en gratis kop kaffe, the, kakao eller en sodavand.
Når et bestyrelsesmedlem tæller op for private arrangementer er de i deres ret til en gratis øl eller sodavand.
12. Eksklusion:
Såfremt et bestyrelsesmedlem groft eller gentagne gange overskrider sit mandat eller bryder sin tavshedspligt, kan bestyrelsen indkalde til en generalforsamling med henblik på eksklusion af det pågældende bestyrelsesmedlem. Hvis der er mistanke om forhold, der strider mod den gældende lovgivning, skal bestyrelsen kontakte KU for rådgivning. Skulle KU ikke være behjælpelige, kan bestyrelsen kontakte en advokat og/eller politiet. Ekskludering sker ved generalforsamling ved stemmeprocessen jf. §5 stk. 3.
Ekskludering af medlemmer i foreningen kan forekomme, såfremt de ved gentagen ubehagelig eller grov adfærd modstrider foreningens vedtægt §2 stk 2. Ekskludering sker ved et bestyrelsesmøde ved stemmeprocessen jf. §6 stk. 3.
13. Økonomisk udlæg:
I forbindelse med indkøb, der ikke relaterer til daglige drift samt caféens faste sortiment, hvor beløb overstiger 1000 kr., skal der rettes henvendelse til den økonomiansvarlige, som skal godkende transaktionen, for at sådanne udlæg kan refunderes. Der ses bort fra denne regel i forbindelse med udvalgsarbejde, hvor der via budgettet er fastsat et rådighedsbeløb. Indkøb, der har karakter af ovenstående og har et beløb over 10.000 kr., kan ikke godkendes af den økonomiansvarlige, men skal godkendes på et bestyrelsesmøde ved stemmeproceduren jf. §6 stk 3.
Den siddende forperson kan egenrådigt godkende semesterstøtte til foreninger, der har fået semesterstøtte semesteret forinden , hvorefter den økonomiansvarlige gennemfører transaktionen til den relevante konto.
14. Nyhedsbrev:
Hvert semester opfordres forpersonen i samarbejde med eventuelt afgående forperson fra det tidligere semester sende et nyhedsbrev ud til medlemmerne, der fortæller om caféens aktivitet det forgangne semester. Flere nyhedsbreve kan udsendes alt efter hvad forpersonen og resten af bestyrelsen finder passende.
15. Brugerundersøgelse:
På et bestyrelsesmøde midt i et semestret, bør der nedsættes et udvalg, der skal stå for årets brugerundersøgelse. Denne brugerundersøgelse udstedes i starten af juni til brugerne af caféen. Denne undersøgelse skal være for brugerne tilgængelig i en måned, hvorefter udvalget har til opgave at udarbejde en opsamling, som kan bruges internt i bestyrelsen. Brugerundersøgelsen skal derefter tages med som et punkt på dagsordenen for evalueringsmødet for foråret. Der bliver officielt kommenteret på brugerundersøgelsen i form af et nyhedsbrev eller som et led i forpersonsberetningen til en generalforsamling.
Vedtaget på bestyrelsesmøde d. 24/9-2024.