FORRETNINGSORDEN

Forretningsorden for bestyrelsen Cafe Helgas venner 16/5-19

    1. Mødehyppighed:

Bestyrelsen holder møde ca hver 4. uge. Juli er som udgangspunkt mødefri

    2. Dagsorden: 

Næstformanden skal lave et udkast til en dagsorden i forbindelse med  bestyrelsesmøder og sende den ud til bestyrelsen senest fem dage før.

Endvidere skal næstformanden indhente bilag fra diverse ansvarsposter og gøre dem tilgængelige for bestyrelsen senest 24 timer før et bestyrelsesmøde.

Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter kan altid få optaget nye punkter til dagsordenen.

 

    3. Referenten:

Referenten har efter et møde til opgave at lægge det gennemrettede referatet på kontakthelgas google drev senest 3 dage efter et bestyrelsesmøde er afholdt.
Referenten skal ydermere opdatere bestyrelsens to-do liste, som også er til at finde på drevet, senest 3 dage efter et afholdt møde. To-do listen afspejler beslutninger taget på bestyrelsesmødet, samt de individuelles ansvarsposter og eventuelle udvalg. 

 

    4. Mødet:

Bestyrelsesmøder startes af formanden. Skulle formanden ikke være til stede overtager næstformanden denne rolle. Under formalia udpeges en ordstyrer, som derefter dirigerer mødet.

 

    5. Formanden, samt suppleanters funktioner. 

Ved formandens udtræden af bestyrelsen, overtager næstformanden formandsposten. 

 

Såfremt næstformanden er et almindeligt bestyrelsesmedlem indsupplere 1. suppleanten dennes rolle. Skulle næstformanden være fagrepræsentant indsupleres vedkommende af sin respektive fagsuppleant.

 

Ved et alment bestyrelsesmedlems udtrædelse af bestyrelsen vil første suppleanten indsupplere vedkommende. Ved en fagrepræsentants udtrædelse af bestyrelsen vil den respektive fagsuppleant indsulpere vedkommende.

 

Eksempel på indsupplering: 

Hvis Formanden stopper, og næstformanden er almindeligt medlem, træder 1. suppleanten ind som alm. bestyrelsesmedlem. 

Hvis Formanden stopper, og næstformanden er fagrepæsentant, tæreder fagsuplianten ind som fag bedstyrelsesmedlem. 

Suppleanten træder ind som medlem af bestyrelsen, hvis en bestyrelsesmedlem træder ud permanent.

 

    6. Inhabilitet: 

Bestyrelsesmedlemmer er inhabile ved en beslutning, hvor der er interessekonflikt eller hvor et eller flere bestyrelsesmedlemmer drager særlig nytte af beslutningen.

 

Ved inhabilitet fratages bestyrelsesmedlemmet sin stemmeret, hvilket ikke overtages af en suppleant jf. vedtægterne.

Et inhabilt bestyrelsesmedlem kan vælge at være til stede under diskussionen, men kan også vælge at forlade mødet under afstemning. Et inhabilt bestyrelsesmedlem skal dog forlade mødet under afstemning, såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker det. 

 

Et bestyrelsesmedlem kan erklære sig selv inhabil.

Bestyrelsen kan endvidere pålægge et medlem at være inhabil ved stemmeproceduren jf. §6 stk. 3.


 

    7. Pitch af ideer:

Medlemmer af foreningen har mulighed for at deltage i en del af et bestyrelsesmøde, hvor de kan udlægge deres forslag/forespørgsel til bestyrelsen. Ved videre diskussion af det fremsatte forslag har vedkommende lov til at deltage i mødet, men skal forlade mødet under afstemning.

 

    8. Tavshedspligt:

Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter har absolut tavshedspligt i sager, hvor det skønnes nødvendigt. Denne tavshedspligt gælder også efter udtrædelse. Tavshedspligt træder i kraft jf. stemmeprocessen jf. vedtægterne §6 stk. 3.

Overtrædelse af tavshedspligten kan medføre retsforfølgelse i henhold til gældende lovgivning.

 

Der foreligger formanden mulighed for at pålægge bestyrelsen tavshedspligt i sager, hvor vedkommende skønner det, indtil det er muligt at frembringe sagen for bestyrelsen ved næste bestyrelsesmøde.

 

    9. Formandsbeslutninger:

Formanden har mulighed for at træffe beslutninger i sager, der er af særlig presserende karakter, og skal oplyse bestyrelsen om disse ved næstkommende bestyrelsesmøde.

 

    10. Forretningsorden:

Forretningsordenen må aldrig være i modstrid med en vedtægt, der er besluttet på en generalforsamling. Skulle dette forekomme skal forretningsorden revideres så den er i overensstemmelse med gældende vedtægter.

 

    11. Eksklusion:

Såfremt et bestyrelsesmedlem groft eller gentagne gange overskrider sit mandat eller bryder sin tavshedspligt, kan bestyrelsen indkalde til en generalforsamling med henblik på eksklusion af det pågældende bestyrelsesmedlem fra bestyrelsen. Hvis der er mistanke om forhold, der strider mod den gældende lovgivning, skal bestyrelsen kontakte advokat, som herefter overtager sagen. Eksludering sker ved generalforsamling ved stemmeprocessen jf. §5 stk. 3.

 

Eksludering af medlemmer i foreningen kan forekomme såfremt de ved gentagen ubehagelig eller grov adfærd der modstrider foreningens vedtægt §2 stk 2. Eksludering sker ved et bestyrelsesmøde ved stemmeprocessen jf. §6 stk. 3.

 

    12. Økonomisk udlæg:

I forbindelse med indkøb, der ikke relaterer til den daglige drift, hvor beløb overstiger 1000 kr. skal der rettes henvendelse til den økonomiansvarlige, som skal godkende transaktionen, for at sådanne udlæg kan refunderes. Der ses bort fra denne regel i forbindelse med udvalgsarbejde, hvor der via budgettet er fastsat et rådighedsbeløb. Indkøb, der har karakter af ovenstående og har et beløb over 10.000 kr., kan ikke godkendes af den økonomiansvarlige, men skal godkendes på et bestyrelsesmøde ved stemmeproceduren jf. §6 stk 3

 

    13. Nyhedsbrev:

Senest 5 dage efter hver generalforsamling skal formanden sende et nyhedsbrev ud til medlemmerne, der fortæller om caféens aktivitet, herefter udsendes det alt efter hvad formanden og resten af bestyrelsen finder passende. 

    14. Brugerundersøgelse:
Formanden udsteder hvert år i starten af december en brugerundersøgelse til brugerne af caféen. Denne undersøgelse skal være for brugerne tilgængelig i en måned, hvorefter næstformanden har til opgave at udarbejde en opsamling, som kan bruges internt i bestyrelsen. Brugerundersøgelsen skal derefter tages med som et punkt på dagsordenen for evalueringsmødet for efteråret. Der bliver officielt kommenteret på brugerundersøgelsen i form af et nyhedsbrev eller som et led i formandsberetningen til en generalforsamling. 

 

 

Vedtaget og underskrevet på bestyrelsesmøde d. 2/03 2021